Tag: factuur

OpenSource factureringssysteem InvoiceNinja succesvol in gebruik genomen

Nieuw systeem voor onze administratie succesvol in gebruik genomen. Let altijd op echtheidskenmerken van facturen. Waar moet u op letten?

Sinds oktober 2020 maken wij gebruik van een nieuw administratie- en factureringssysteem. Moderner, duidelijke facturen. Gebruikersvriendelijker en met meer betaalgemak voor u. Door technische problemen met het oude systeem, na een update van de software, ging er regelmatig iets niet helemaal goed. Daarnaast zochten wij al een tijd een systeem dat beter aansloot bij onze bedrijfsvoering en deze tijd qua betaal- en beheermogelijkheden. Dit hebben wij inmiddels gevonden.

Na een korte testperiode zijn alle klantgegevens gemigreerd succesvol gemigreerd naar InvoiceNinja.

De hosting vindt binnen onze eigen omgeving plaats en is niet in de (commerciële) SaaS-oplossing ondergebracht om conflicten met de AVG op voorhand uit te sluiten. Tevens is de abonnementenadministratie (domeinnamen, hostingpakketten) recent gemigreerd naar een nieuwe versie van ons zelfgeschreven registratie-systeem.

Invoice Ninja
Het nieuwe systeem, Invoice Ninja, is niet alleen voor ons veel gebruikersvriendelijker, het biedt ook u als klant voordeel. U kunt de factuur nu online inzien én ook, wanneer gewenst, via iDEAL betalen. Het biedt daartoe de standaard mogelijkheid van inloggen via uw bank alsmede QR-scan. Invoice Ninja is een Open Source software pakket in gebruik bij meer dan 130.000 bedrijven, wereldwijd, en heeft bepaalde voorzieningen die het (ook) voor onze branche zeer geschikt maakt. Online betalingen worden via Mollie verwerkt.

Nieuw rekeningnummer
Tevens hebben wij in verband hiermee een nieuwe bankrelatie. Dit nieuwe nummer is op de factuur vermeld alsmede in de email. Het oude rekeningnummer bij ING blijft voorlopig ook geldig.

Herkenbare facturen

De facturen die u van ons krijgt zijn altijd herkenbaar en verifieerbaar. Zo is duidelijk onze bedrijfsnaam op de factuur vermeld, ons BTW-nummer, link naar onze website en is de online factuur alleen via een link naar https://brinkhost.nl/… te raadplegen.

Uiteraard is de enig juiste afzender ons bedrijf. Daarnaast bevat de factuur uw klantnummer bij ons, deze vindt u ook terug op voorgaande facturen, wordt niet naar buiten gecommmuniceerd, en specificeert altijd om welke dienst/domeinnaam/abonnement het gaat.

De factuur wordt altijd en uitsluitend in PDF-formaat verzonden. Als bijlage én online raadpleegbaar.

Krijgt u een factuur welke niet aan deze kenmerken voldoet, verzoeken om verlenging van een afzender die niet aan deze criteria voldoet etc. dan de factuur niet betalen. Twijfelt u? Neem contact met ons op!

Opzegging hosting na verzending factuur

Het gebeurt soms dat klanten ná ontvangst van de factuur ons laten weten geen gebruik meer te willen maken van onze diensten. Uiteraard staat het een ieder vrij een abonnement op te zeggen. Echter is het wel zo dat domeinnaamregistraties en hosting per jaar aangegaan worden. Uitzondering hierop zijn reseller-accounts en afname dedicated servers. Deze contracten zijn per drie maand.

Opzegging ná ontvangst van de factuur is dan ook niet mogelijk. Opzegging dient, conform onze voorwaarden, één maand vóór verlenging te worden gedaan.

Domeinnaamfraude: spookfacturen DNS Service NL

DNS Service NL, eerder bekend onder DNS Registraties NL, is wederom aktief met het verzenden van spookfacturen. Betaal ze niet!

spookfacturen dns service nl

Afbeelding: screenshot van een spookfactuur van DNS Service NL

DNS Service NL en andere bedrijven sturen regelmatig eigenaren van websites en domeinnamen nepfacturen in de hoop hen (veel) geld afhandig te maken voor hun “dienstverlening”. De facturen zijn herkenbaar aan standaard kreten, geen adres, (vals) email contact van de afzender(s) en, meestal, buitenlandse bankrekeningnummers. DNS Service NL gebruikt bijvoorbeeld een Spaans bankrekeningnummer. In dit geval was men zelfs zo dom een email adres te gebruiken met een domeinnaam die niet eens geregistreerd was. Inmiddels wel: een oplettend communicatiebureau heeft het vastgelegd en nu een waarschuwing tegen de fraudeurs er op geplaatst.

Op de factuur, ons doorgezonden door een oplettende cliënt, is verder helemaal niets gespecificeerd: géén domeinnaam, géén specifieke periode of dienst. Ook ontbreekt uiteraard een KvK en BTW-nummer van DNS Service NL. Het bedrijf bestaat dan ook simpelweg niet.

Controleer dus altijd: BTW-nummer, KvK-nummer, Adresgegevens, de specificatie van de dienst waarvoor u gefactureerd wordt en het bankrekeningnummmer. En, uiteraard, of de factuur afkomstig is van een voor u onbekend bedrijf.

Ontvangt U een factuur van een bedrijf of organisatie voor diensten die u van ons afneemt en waarover U twijfels hebt? Neem even contact met ons op. Wij informeren u graag over het eventueel legitiem zijn van de factuur. Zie voor meer informatie ook AVROTROS’s Opgelicht.

Pas op voor valse emails die van ING lijken te zijn

Phising Scam Email INGOp dit moment gaat er een bedriegelijk echt lijkende email rond welke afkomstig lijkt te zijn van de ING. Klik niet op de links, reageer niet, gooi de email meteen weg.

Phishing of scam mails die afkomstig lijken te zijn van banken, organisaties en allerlei zogenaamde wedstrijden worden steeds professioneler nagemaakt. Ze lijken steeds echter. Ook spelen ze steeds meer en beter in op de actualiteit. Zo ook de bijgaande email die zogenaamd namens de ING wordt verzonden.

Helaas is het niet altijd mogelijk voor onze spamscanner en anti-virus software om deze emails te onderscheppen. Dit komt omdat de emails zodanig zijn gemaakt dat ze door de software als “legitiem” worden beschouwd.

ING GAAT OVER OP APP

De ING gaat over op het bevestigen van betalingen met een App, in plaats van de ‘TAN-codes’. Deze email speelt hier zeer gehaaid op in.

De ING bank informeert nooit haar klanten op deze manier, zij gebruiken geen email voor communicatie met klanten.

ANDERE DIENSTVERLENERS

Helaas zijn er, om de verwarring compleet te maken, ook dienstverleners die wél op deze manier met hun klanten communiceren (een zeer slechte zaak!) en “klikbare links” in hun emails meesturen zodat mensen kunnen klikken op een iDEAL plaatje om ze te betalen.

Ons advies is: nooit doen. U weet immers niet of het legitiem is of niet? Aanbieders die op deze manier facturen verzenden houden zich niet aan de regels voor elektronisch factureren. De belastingdienst heeft op haar website helder uiteen gezet hoe een organisatie dat dient te doen. Klik hier voor meer informatie.

Een digitale factuur is precies dat: een factuur. Een betalingsverzoek per email voldoet in de meeste gevallen simpelweg niet aan de eisen die wettelijk gesteld worden (klik hier).