Tag: administratie

OpenSource factureringssysteem InvoiceNinja succesvol in gebruik genomen

Nieuw systeem voor onze administratie succesvol in gebruik genomen. Let altijd op echtheidskenmerken van facturen. Waar moet u op letten?

Sinds oktober 2020 maken wij gebruik van een nieuw administratie- en factureringssysteem. Moderner, duidelijke facturen. Gebruikersvriendelijker en met meer betaalgemak voor u. Door technische problemen met het oude systeem, na een update van de software, ging er regelmatig iets niet helemaal goed. Daarnaast zochten wij al een tijd een systeem dat beter aansloot bij onze bedrijfsvoering en deze tijd qua betaal- en beheermogelijkheden. Dit hebben wij inmiddels gevonden.

Na een korte testperiode zijn alle klantgegevens gemigreerd succesvol gemigreerd naar InvoiceNinja.

De hosting vindt binnen onze eigen omgeving plaats en is niet in de (commerciële) SaaS-oplossing ondergebracht om conflicten met de AVG op voorhand uit te sluiten. Tevens is de abonnementenadministratie (domeinnamen, hostingpakketten) recent gemigreerd naar een nieuwe versie van ons zelfgeschreven registratie-systeem.

Invoice Ninja
Het nieuwe systeem, Invoice Ninja, is niet alleen voor ons veel gebruikersvriendelijker, het biedt ook u als klant voordeel. U kunt de factuur nu online inzien én ook, wanneer gewenst, via iDEAL betalen. Het biedt daartoe de standaard mogelijkheid van inloggen via uw bank alsmede QR-scan. Invoice Ninja is een Open Source software pakket in gebruik bij meer dan 130.000 bedrijven, wereldwijd, en heeft bepaalde voorzieningen die het (ook) voor onze branche zeer geschikt maakt. Online betalingen worden via Mollie verwerkt.

Nieuw rekeningnummer
Tevens hebben wij in verband hiermee een nieuwe bankrelatie. Dit nieuwe nummer is op de factuur vermeld alsmede in de email. Het oude rekeningnummer bij ING blijft voorlopig ook geldig.

Herkenbare facturen

De facturen die u van ons krijgt zijn altijd herkenbaar en verifieerbaar. Zo is duidelijk onze bedrijfsnaam op de factuur vermeld, ons BTW-nummer, link naar onze website en is de online factuur alleen via een link naar https://brinkhost.nl/… te raadplegen.

Uiteraard is de enig juiste afzender ons bedrijf. Daarnaast bevat de factuur uw klantnummer bij ons, deze vindt u ook terug op voorgaande facturen, wordt niet naar buiten gecommmuniceerd, en specificeert altijd om welke dienst/domeinnaam/abonnement het gaat.

De factuur wordt altijd en uitsluitend in PDF-formaat verzonden. Als bijlage én online raadpleegbaar.

Krijgt u een factuur welke niet aan deze kenmerken voldoet, verzoeken om verlenging van een afzender die niet aan deze criteria voldoet etc. dan de factuur niet betalen. Twijfelt u? Neem contact met ons op!

Opzegging hosting na verzending factuur

Het gebeurt soms dat klanten ná ontvangst van de factuur ons laten weten geen gebruik meer te willen maken van onze diensten. Uiteraard staat het een ieder vrij een abonnement op te zeggen. Echter is het wel zo dat domeinnaamregistraties en hosting per jaar aangegaan worden. Uitzondering hierop zijn reseller-accounts en afname dedicated servers. Deze contracten zijn per drie maand.

Opzegging ná ontvangst van de factuur is dan ook niet mogelijk. Opzegging dient, conform onze voorwaarden, één maand vóór verlenging te worden gedaan.