Tag: corona

Vijf ziekmakende problemen door kantoortuinen

Kan een kantoortuin mensen ziek maken? Natuurlijk: als één van de collega’s griep krijgt, volgt de rest al snel. Maar daar gaat het niet om. Andere problemen kunnen door met véél mensen in één ruimte te werken je daadwerkelijk ziek maken.

Door de coronacrisis in 2020 heeft het thuiswerken een ongekend, zei het noodgedwongen, momentum gekregen. We kunnen door de opgedane ervaringen er mee vaststellen dat thuiswerken een uitstekend alternatief is voor het werken op kantoor. Een groot deel van de werknemers heeft nu ervaren hoe het is om thuis te werken en is er zeer tevreden mee. Sterker: ze willen dit blijven doen.

De Kantoortuin. Het idee werd geïntroduceerd in de jaren ’60 en recent nog maakte ik mee dat een instelling “af wilde van de verkamering” en besloot alle werkkamers tot één grote vlakte om te bouwen. Tot ongenoegen van de werknemers maar de argumenten zijn simpel: “het is goedkoper en efficiënter”. Dit terwijl er al jarenlang onderzoeken worden gedaan waaruit telkens maar weer blijkt dat de grote kantoortuinen (met soms tot wel 60 à 70 mensen op één open vloer!) daadwerkelijk ziekmakend zijn. Het kan dan wel aan één kant goedkoper zijn maar anderzijds is het ziekmakende effect er van (hoger en langduriger ziekteverzuim!) én het negatieve effect op het algemene gevoel van welbevinden van de medewerkers op hun werk een niet te onderschatten kostenpost.

De winst die behaald wordt in een kantoortuin is bijvoorbeeld dat het makkelijker is voor “projectmatig werken”. Maar laten we wel zijn: het gros van de mensen in een kantoortuin doet dat niet. De claim dat het de productiviteit verbetert is ook niet waar: “in tegenstelling tot wat vaak geclaimd wordt, [blijkt dat] kantoortuinen de communicatie tussen medewerkers en de werktevredenheid & productiviteit van medewerkers niet bevorderen. De meeste studies laten juist het tegenovergestelde zien” (Pyschologische effecten kantoortuinen).

ONDERZOEK
Uit een recent onderzoek van Specsavers bleek dat de vijf meest voorkomene klachten waren: Concentratieproblemen (51%), frustratie (36%), onrustig gevoel (34%), vermoeidheid (27%) en hoofdpijn (17%). Dit zijn gevolgen van de geluidshinder op kantoortuinen. Uit Deens onderzoek blijkt dan ook dat werknemers die in een kantoortuin werken, vaker ziek zijn (62%) dan werknemers met een eigen kamer.

Kantoren in Amsterdam
Foto (c) R. Brinkman, Brinkman.IT

Daarom ook dat vriend en vijand verbaast reageerde toen er van het nieuwe hoofdkantoor van Apple foto’s naar buiten kwamen en daarop te zien was dat Apple medewerkers nu ook in de verguisde kantoortuinen moeten werken.

Een belangrijke reden dat managers nog steeds vallen voor dit type werkplek is, volgens een artikel in het NRC, dat managers “vallen voor de gelikte plaatjes” van kantoortuinen. En, .. niet onbelangrijk: ze hoeven er zelf niet in te zitten. Meestal heeft de manager grenzend aan de kantoortuin een eigen kantoortje. Waardoor hij of zij zich kan afsluiten voor “de werkvloer”. De manager ervaart de negatieve gevolgen van deze keuze dus niet zelf.

Uitzonderingen daargelaten natuurlijk. Tijdens een uitzending over het thuiswerken bij Facebook zag ik iets opmerkelijks. De eigenaar van Facebook, Mark Zuckerberg die gewoon zelf in de kantoortuin werkt, tussen zijn teamleden. Maar ook Facebook, een bedrijf dat in principe eistte van personeel dat ze op het hoofdkantoor ging werken, het roer omgegooid.

Topman Mark Zuckerberg zei in een interview dat mogelijk de helft van al het personeel van Facebook binnen vijf tot tien jaar permanent op afstand zal werken. De ervaringen met lockdowns en thuiswerken laten volgens hem zien dat de productiviteit van personeel daar niet onder lijdt” (RTL4).

GEHOORSCHADE
Naast geluidmakende collega’s zijn er nog andere (storende) geluidsbronnen in kantoortuinen: computers, printers, radio’s, mensen die door het kantoor heen lopen, de airco, etc. Dit kun je proberen op te lossen met akoestische maatregelen maar over het algemeen is dat niet voldoende effectief.

Het grootste probleem in de kantoortuin is het geluid. Door langdurige blootstelling aan het kantoorrumoer, ervaren mensen meer stress en worden ze minder gemotiveerd en creatief. Mensen krijgen de neiging zich af te sluiten van hun omgeving door met hun rug naar de anderen toe te gaan zitten of een koptelefoon op te zetten. Hierdoor wordt er juist minder gecommuniceerd en samengewerkt. Veel mensen vinden het bovendien niet prettig vertrouwelijke gesprekken te voeren als iedereen mee kan luisteren. Daardoor wordt er ook minder feedback gegeven. (InfoNU Zakelijk).

Ruim de helft van de medewerkers heeft het probleem van de geluidsoverlast aangekaart binnen het bedrijf, volgens Managers Online, maar krijgt nul op rekest. In sommige kantoortuinen is het geluidsniveau dusdanig dat mensen die hoorproblemen hebben er niet (meer) kunnen werken.

THUISWERKEN?
Een oplossing voor mensen om wel geconcentreerd te kunnen werken is dan maar “een dagje thuis te werken”. Waardoor er een nagenoeg volledig isolement op gaat trede. Een voor sommige functies en werkzaamheden soms zelfs zeer gewenste situatie. De thuiswerker is alleen per mail,  telefonisch en videocalls (bijvoorbeeld een Zoom-conference) bereikbaar.

Het is een oplossing die werkt als mensen een productieve sprint willen trekken maar als ze alleen maar thuiswerken dan is dat niet goed voor de samenwerking (mits noodzakelijk) met collega’s e.d. en daarom niet altijd geschikt. Een medewerker de vrijheid geven om thuis te werken is echter een door medewerkers vaak zéér gewaarde maatregel.

Thuiswerken – afb. Pixabay

Alleen het idéé al dat mensen kúnnen thuiswerken, mocht het nodig zijn, en daar zelf keuzevrijheid in hebben verhoogt het arbeidsplezier én dus ook de productiviteit. Oók op kantoor!

Uit onderzoek van TNO blijkt dat thuiswerkers, wat ze zelf ook al hadden geconstateerd, veel productiever zijn (Werken2.0). Niet elke functie leent zich voor thuiswerken, maar voor kantoorwerk geldt, zeker op ICT gebied, dat thuiswerken een hele goede (gedeeltelijke) oplossing is.

Voor thuiswerken heb je goede oplossingen nodig. Op afstand kunnen inloggen op de kantooromgeving. Email. Een (eventueel beperkt) intranet dat, liefst, ook gewoon beschikbaar is via internet.

Zo heef Brinkman.IT haar volledige bedrijfsadministratie “in de cloud” oftewel op een server in het datacentrum. Zo kunnen wij altijd en overal onze klanten van dienst zijn. Dit zijn oplossingen die mogelijk ook voor uw bedrijf erg handig kunnen zijn als mensen willen thuiswerken. En ook dit kan tegenwoordig met oog voor het milieu door energiezuinige hosting.

U hoeft hiervoor binnen uw bedrijf niet altijd een speciale omgeving in te richten. Gegevens delen, bijvoorbeeld klantgegevens of andere data, kan eenvoudig via online databases en ‘apps’. Uw domeinnaam kan eenvoudig gekoppeld worden met Office365. Waardoor mensen altijd en overal hun email kunnen raadplegen. Voordeel is dat U vervolgens binnen uw bedrijf ook van deze (externe) oplossing gebruik kunt maken. Zodat alles centraal op één plaats staat en U minder omkijken hebt naar zaken als servers, onderhoud, verbindingen enzovoorts. Dit is dus niet alleen weggelegd voor grote ondernemingen, ook kleinere ondernemingen kunnen, met een paar minimale en betaalbare oplossingen, thuiswerken faciliteren.

MILIEUASPECTEN? GELD BESPAREN!
Het is natuuurlijk een open deur intrappen maar vergeet ook de milieu aspecten niet. Thuiswerken is veel beter voor het milieu. Alleen al het feit dat mensen minder (auto)kilometers reizen naar het werk scheelt enorm. Als een bedrijf of organisatie thuiswerken actief ondersteunt is dit -uiteindelijk- ook goedkoper want er is minder ruimte voor huisvesting nodig. De kantoortuin kan dan worden benut door mensen die “flexibel werken” (flexwerken). Met een goede planning en ondersteuning van thuiswerken kun je dan al snel het aantal werkplekken met 20 tot 30% verminderen.

En dat levert véél meer geld op dan alleen maar simpelweg “de verkamering” inruilen voor een ziekmakende kantoortuin! Het is een echte win-win situatie! Goed voor het milieu betekent daarnaast niet alleen “goed voor het imago” maar óók vaak: Goedkoper. En dus: goed voor de bedrijfsvoering!

(oorspronkelijk geplaatst op 16 september 2018, bijgewerkt op 23 mei 2020)

 

Uw database of gegevensverzameling naar de cloud met een app of via uw website

Gebruikt u een database in Access, MySQL of hebt u tabellen met gegevens in Excel die u wilt omzetten naar een webbased applicatie? Steeds meer internet-gebruikers (werknemers, klanten en andere relaties) willen namelijk alles in ‘een app’ gebruiken of op zijn minst overal bij de gegevens kunnen. Zeker nu veel mensen (noodgedwongen) thuiswerken!

Het gebruik van internet gebeurt tegenwoordig voornamelijk via de mobiele telefoon. Wanneer je, als organisatie, nog steeds een website gebruikt die hiervoor niet geschikt is, mis je een enorm potentieel aan bezoekers en dus ook potentiële klanten!

Onze eigen website wordt bijvoorbeeld in meer dan de helft van de gevallen bezocht door mensen die gebruik maken van een mobile device, oftewel een smartphone of een tablet (samen goed voor 53% van het bezoek).

Gemiddeld genomen ligt dat op het internet zelfs nog iets hoger, maar dat komt omdat sommige sites in de vorm van een ‘app’ gepresenteerd worden (een goed voorbeeld is Instagram).

Uw database naar ‘de cloud’!

Om een ‘app’ aan uw medewerkers aan te bieden hoeft u niet speciaal een dure app te laten ontwikkelen als het gaat om het beschikbaar stellen van gegevens die u nu nog in een Access-database of Excel sheet bijhoudt. Wij hebben hiervoor gespecialiseerde software én kennis van databases waardoor wij snel conversies kunnen doen van uw databases naar een webbased “app”: een internetpagina die met de mobiele telefoon of de computer of laptop eenvoudig benaderd kan worden.

Vooral het bijhouden van gegevens in bijvoorbeeld een excel sheet is geen goede oplossing. Gegevens worden niet relationeel opgeslagen, er kan dubbeling van gegevens ontstaan, er is geen centrale administratie. Daarnaast is Excel een spreadsheet: bedoeld voor cijfermatie data en rekenkundige bewerkingen.

Betekent het ‘naar de cloud’ of een ‘app’ brengen dat u vervolgens niet meer uw data in Excel kunt bewerken? Integendeel! Er is een uitstekende export-functie beschikbaar waardoor u ze kunt exporteren, eventueel gefilterd, en daarna weer kunt bewerken in Excel, OpenOffice, LibreOffice of Google Docs. Door echter de centrale opslag zijn de gegevens consistent en kan iedereen altijd over actuele gegevens beschikken! Daarnaast voorkomt u het lekken van verborgen gegevens uit Excel en is het delen met andere partijen (door bijvoorbeeld beperkte toegang te geven) eenvoudiger te realiseren.

database of gegevens via internet app beschikbaar stellen aan medewerkers
Onwikkeling gegevens app/website

Voordelen:

  • overal benaderbaar (via internet) middels computer, tablet of smartphone;
  • rechten voor administrators en gebruikers apart in te regelen;
  • inpasbaar in bestaande applicaties zoals bijvoorbeeld WordPress, Joomla of andere CMS-systemen;
  • gegevens centraal bewaard en beheerd;
  • gegevens altijd up-to-date!
  • veilig en betrouwbaar uw data ‘in de cloud’;
  • geen eigen hardware of software nodig (= geen kosten voor licenties en onderhoud).

U kunt de database op een eigen server plaatsen, of een VPS er voor nemen. Uiteraard kunnen wij de database ook voor u hosten.

Hebt u al een database in MySQL of MariaDB formaat dan kunnen wij een applicatie ontwikkelen zónder daarvoor toegang te krijgen tot al uw data. Middels een kleine interface kunnen wij de structuur downloaden en op basis daarvan ontwikkelen en/of op basis van een .CSV-import.

Meer weten? Neem contact met ons! Klik hier voor ons contactformulier.

Coronacrisis en uw (online) bedrijfsvoering

corona bedrijfsvoering economische schade ondernemersDe corona-crisis laat (nu al) diepe sporen na. Niet alleen op het gebied van aantallen patiënten en, erger nog, grote aantallen sterfgevallen in veel landen om ons heen maar ook bij ondernemingen hakt het er flink in. Bedrijven hebben gigantische economische schade. De overheid, de belastingdienst, treft ondersteunende maatregelen.

Hoewel vervelend dat er financiële schade is, en voor sommige ondernemers betekent dit zelfs het einde van hun bedrijf, gaat gezondheid boven alles.

Kantoor gesloten voor bezoek

Voor ons betekent de virus-uitbraak dat wij alle contacten met cliënten, familie en anderen tot het absolute minimum beperkt hebben. Wij hebben een kantoor aan huis en kunnen dus gewoon onze activiteiten blijven uitvoeren. Wel hebben we een aantal zaken uitgesteld, zoals de migratie van de (voormalige) “parkstad”-server. Mede omdat onze colocator, terecht, ook een beperking heeft ingesteld op contacten. Daarnaast is ons kantoor gesloten voor bezoek.

Paradoxaal: kansen in tijd van crisis

Paradoxaal genoeg biedt deze tijdelijke “activiteitenstop” ook mogelijkheden voor (sommige) ondernemers of op zijn minst zorgt het voor tijd om iets (anders) te doen. Immers, veel van u zijn nu noodgedwongen thuis aan het werk, net als wij. Maar thuiswerken heeft zijn beperkingen; het aantal activiteiten die je kunt uitvoeren is vaak gebonden aan online activiteiten. Niet alles is beschikbaar online, klantafspraken vervallen bijvoorbeeld. Dus veel tijd die anders verloren ging aan onder andere  reistijd, vergaderen en klantbezoek is nu opeens beschikbaar.

Cardioloog Robert Tieleman van het Martini Ziekenhuis schrijft op LinkedIN:

De business as usual houding is goed voor de business maar dodelijk voor de kwetsbaren. [..] Het ligt in de verwachting dat wanneer dit coronavirus zich gedraagt als alle andere respiratoire virussen, de epidemie nog minimaal 7 weken voortduurt. Zonder strikte maatregelen zal dit bij de huidige toename leiden tot meer dan 1 miljoen zieken in ons land. [..] Daarom deze oproep: Nederland, ga in zelfisolatie en onthoud uzelf van fysiek contact met elkaar. Dit om een nog grotere ellende dan nu al in Italië aanwezig is af te wenden.

Wij geloven, zie eerder, dat isolatie inderderdaad noodzaak is, voorzover mogelijk, en roepen ook iedereen op dit zoveel mogelijk toe te passen. Maar hoe kom je die tijd dan door? Je kunt dan natuurlijk een beetje browsen op internet, de hele dag sociale media volgen of Netflix kijken maar de tijd kan ook anders ingezet worden. Bijvoorbeeld door u voor te bereiden op ‘na de crisis’. Want dat er een einde komt aan deze crisis is uiteraard iets wat vast staat.

De verwachting is dat het maximaal ongeveer zeven weken zal duren nog. In die zeven weken kunnen we ons druk gaan maken over van alles maar we kunnen dus ook de vrijgekomen tijd nuttig(er) besteden. Bijvoorbeeld via het volgen van een online cursus, plannen maken voor ‘de tijd hier na’, of werken aan een (nieuwe) website. Zodat je straks, als het normale leven (hopelijk) weer goed op gang komt je als ondernemer extra sterk hier uit gaat komen. Of op zijn minst om ‘de verveling te bestrijden’.

Nog een paar survivial-tips:

  • als klanten afspraken ‘afbellen’: plan direct een nieuwe afspraak, bijvoorbeeld voor eind april of begin mei;
  • stiltstand is achteruitgang. Dus bankhangen voor Netflix? Besteed liever de vrijgekomen tijd aan innoveren! Ga werken aan nieuwe ideeën, diensten, producten;
  • zorg voor een vast dagritme. Niets zo funest als een ‘werklozenritme’.

Financiële voorbereiding

Bereid u ook voor op de financiële gevolgen van deze virus-uitbraak. Zoals gezegd zullen er ondernemingen zijn die gaan ‘omvallen’. Dat betekent dat u mogelijk uw facturen niet meer kunt innen. Met alle gevolgen van dien. Vooral nu de overheid heeft besloten dat scholen dicht gaan, horeca gesloten moet worden enzovoorts. Vergewis u er van dat afnemers in staat zullen zijn uw leveringen en diensten te betalen.

Zeker in de Horeca zullen ‘klappen vallen’; meer dan 400.000 mensen werken in deze sector en worden naar huis gestuurd. Een groot deel er van moet wel doorbetaald worden, een deel van hen zal een beroep op het UWV gaan doen voor een uitkering. Veel (kleinere) horeca-ondernemers zullen dit niet kunnen opbrengen… en of er voldoende overheidssteun komt is maar de vraag. Daarnaast zal het leiden tot een kettingreactie. Immers, bijvoorbeeld: webhosters zoals wij hebben veel horecabedrijven als klant. Net als hun toeleveranciers. Waar moet de overheid beginnen met compenseren en waar houdt het op? Je kunt lastig de gehele keten gaan compenseren en het zou mij niet verbazen als veel ondernemers straks met lege handen staan.

Tot slot: mocht het voor uw bedrijf op dit moment, of later in deze moeilijke periode, niet mogelijk zijn de factuur te voldoen voor de hosting omdat U bijvoorbeeld uw bedrijf noodgedwongen moet sluiten en er daarom geen inkomsten meer zijn neem dan contact met ons op wanneer u een factuur ontvangt. Dan spreken we een regeling met u af, bijvoorbeeld voor uitstel van betaling.