Gmail is een populair en gratis platform voor het ontvangen en versturen van email. Gmail markeert email als spam in veel gevallen. Ook onze emails zoals facturen en de nieuwsbrief worden regelmatig bij mensen in de spambox geplaatst.

Uiteraard is dat een enorm lastig probleem. U denkt met Gmail een goede en gebruikersvriendelijke email oplossing te hebben gevonden. Maar belangrijke emails van (veel!) afzenders komen helemaal niet bij u terecht. Met als gevolg dat u bijvoorbeeld plotseling geconfronteerd kunt worden met boetes of extra toeslagen.

En ook úw emails kunnen in de spambox verdwijnen bij anderen. Hoe los je dat op?

Voorbeeld: als wij een factuur verzenden en deze wordt na de 2e herinnering niet voldaan, dan zijn wij genoodzaakt (door de europese regels) deze per post te verzenden en hier een administratieve boete van €40 op te heffen. Sommige van onze cliënten betalen dan alsnog de factuur, zónder de boete van €40.– omdat zij vinden “het is niet mijn schuld dat de email in de spam verdwenen is”. Helaas is het dat wel (zie verder). Want: Google legt de verantwoording bij de ontvanger en niet bij de verzender.

Het probleem is namelijk niet per definitie aan de verzenders te wijten. Zo controleren wij met regelmaat of de servers waar de facturen van worden verzonden en de nieuwsbrief voldoen aan alle eisen, hebben onze afzenddomeinen (brinkman.it, brinkhost.nl) geverifieerd bij Google, hebben de reverse DNS, SPF, Dmarc en DKIM records allemaal goed staan én Gmail markeert onze mails op alle fronten met “PASS”.

Kortom: we voldoen aan álle voorwaarden die Google stelt. En dat geldt voor heel veel afzenders van email die U (mogelijk) niet bereikt.

Toch verdwijnt onze email bij sommige cliënten ondanks dat in de ‘spam’ folder bij Gmail en wordt door klanten daarom over het hoofd gezien. Zeker wanneer je pop3 gebruikt in Gmail kan dat gebeuren want opmerkelijk genoeg wordt wanner u pop3 gebruikt de spambox niet uitgelezen bij Gmail. Gebruikt u IMAP (bijvoorbeeld op uw telefoon is dit nagenoeg standaard) of de webmail van Gmail, dán ziet u deze map wel.

Email komt niet aan bij Gmail

Tóch komen soms mails niet aan bij onze klanten. En, zoals gezegd, ook úw emails kunnen in de spambox verdwijnen bij anderen. Hoe los je dat op? Kort samengevat: je lost het als verzender niet zomaar op. De oplossing ligt aan de kant van de ontvanger! Helaas weten ontvangers dat vaak niet.

Google geeft in haar helpdocs het volgende aan:

Markering van een e-mail als spam ongedaan maken
U kunt een e-mail uit Spam verwijderen als u deze ten onrechte als spam heeft gemarkeerd:

• • • Open Gmail op je computer.
    • Klik aan de linkerkant op Meer.
    • Klik op Spam.
    • Open de e-mail.
    • Klik bovenaan op Geen spam.

Tip: Als u wilt voorkomen dat een bericht in de toekomst naar Spam wordt verzonden, kunt u:

• • • Voeg de afzender toe aan uw contacten.
    • Filter deze berichten.

GMail markeert email als spam

Desondanks kan het nog steeds gebeuren dat de email als spam gemarkeerd blijft.Dit kan hele nare gevolgen hebben voor de ontvangers en verzenders. Zo zijn er mensen die bijvoorbeeld klagen dat een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek in de spam terecht kwam bij Gmail en ze daardoor een potentiële nieuwe baan zijn misgelopen. Gebruik voor dit soort belangrijke email dan ook nóóit uw Gmail account.

De Google spamfilters moeten echt “getraind” worden door de gebruiker van het account. Het is dus zaak dat gebruikers van gmail regelmatig in hun “spambox” via de google webmail client controleren of er mails als spam worden gemarkeerd en hun filters “trainen” door de mail als “geen spam” te markeren.

Onze voorkeur gaat er naar uit dat cliënten voor het ontvangen van factureren géén gmail gebruiken. Al was het alleen al om te voorkomen dat u een boete wegens niet betalen ontvangt of, erger nog, wij een incassotraject moeten starten.

Wanneer u (of wij) als verzender naar een gmail adres aan de voorwaarden hebt voldaan is het u niet te verwijten. De actie ligt, nogmaals, bij de ontvanger. Zoals ook Google zelf aangeeft.