Kan een kantoortuin mensen ziek maken? Natuurlijk: als één van de collega’s griep krijgt, volgt de rest al snel. Maar daar gaat het niet om. Andere problemen kunnen door met véél mensen in één ruimte te werken je daadwerkelijk ziek maken.

Door de coronacrisis in 2020 heeft het thuiswerken een ongekend, zei het noodgedwongen, momentum gekregen. We kunnen door de opgedane ervaringen er mee vaststellen dat thuiswerken een uitstekend alternatief is voor het werken op kantoor. Een groot deel van de werknemers heeft nu ervaren hoe het is om thuis te werken en is er zeer tevreden mee. Sterker: ze willen dit blijven doen.

De Kantoortuin. Het idee werd geïntroduceerd in de jaren ’60 en recent nog maakte ik mee dat een instelling “af wilde van de verkamering” en besloot alle werkkamers tot één grote vlakte om te bouwen. Tot ongenoegen van de werknemers maar de argumenten zijn simpel: “het is goedkoper en efficiënter”. Dit terwijl er al jarenlang onderzoeken worden gedaan waaruit telkens maar weer blijkt dat de grote kantoortuinen (met soms tot wel 60 à 70 mensen op één open vloer!) daadwerkelijk ziekmakend zijn. Het kan dan wel aan één kant goedkoper zijn maar anderzijds is het ziekmakende effect er van (hoger en langduriger ziekteverzuim!) én het negatieve effect op het algemene gevoel van welbevinden van de medewerkers op hun werk een niet te onderschatten kostenpost.

De winst die behaald wordt in een kantoortuin is bijvoorbeeld dat het makkelijker is voor “projectmatig werken”. Maar laten we wel zijn: het gros van de mensen in een kantoortuin doet dat niet. De claim dat het de productiviteit verbetert is ook niet waar: “in tegenstelling tot wat vaak geclaimd wordt, [blijkt dat] kantoortuinen de communicatie tussen medewerkers en de werktevredenheid & productiviteit van medewerkers niet bevorderen. De meeste studies laten juist het tegenovergestelde zien” (Pyschologische effecten kantoortuinen).

ONDERZOEK
Uit een recent onderzoek van Specsavers bleek dat de vijf meest voorkomene klachten waren: Concentratieproblemen (51%), frustratie (36%), onrustig gevoel (34%), vermoeidheid (27%) en hoofdpijn (17%). Dit zijn gevolgen van de geluidshinder op kantoortuinen. Uit Deens onderzoek blijkt dan ook dat werknemers die in een kantoortuin werken, vaker ziek zijn (62%) dan werknemers met een eigen kamer.

Daarom ook dat vriend en vijand verbaast reageerde toen er van het nieuwe hoofdkantoor van Apple foto’s naar buiten kwamen en daarop te zien was dat Apple medewerkers nu ook in de verguisde kantoortuinen moeten werken.

Een belangrijke reden dat managers nog steeds vallen voor dit type werkplek is, volgens een artikel in het NRC, dat managers “vallen voor de gelikte plaatjes” van kantoortuinen. En, .. niet onbelangrijk: ze hoeven er zelf niet in te zitten. Meestal heeft de manager grenzend aan de kantoortuin een eigen kantoortje. Waardoor hij of zij zich kan afsluiten voor “de werkvloer”. De manager ervaart de negatieve gevolgen van deze keuze dus niet zelf.

Uitzonderingen daargelaten natuurlijk. Tijdens een uitzending over het thuiswerken bij Facebook zag ik iets opmerkelijks. De eigenaar van Facebook, Mark Zuckerberg die gewoon zelf in de kantoortuin werkt, tussen zijn teamleden. Maar ook Facebook, een bedrijf dat in principe eistte van personeel dat ze op het hoofdkantoor ging werken, het roer omgegooid.

“Topman Mark Zuckerberg zei in een interview dat mogelijk de helft van al het personeel van Facebook binnen vijf tot tien jaar permanent op afstand zal werken. De ervaringen met lockdowns en thuiswerken laten volgens hem zien dat de productiviteit van personeel daar niet onder lijdt” (RTL4).

GEHOORSCHADE
Naast geluidmakende collega’s zijn er nog andere (storende) geluidsbronnen in kantoortuinen: computers, printers, radio’s, mensen die door het kantoor heen lopen, de airco, etc. Dit kun je proberen op te lossen met akoestische maatregelen maar over het algemeen is dat niet voldoende effectief.

Het grootste probleem in de kantoortuin is het geluid. Door langdurige blootstelling aan het kantoorrumoer, ervaren mensen meer stress en worden ze minder gemotiveerd en creatief. Mensen krijgen de neiging zich af te sluiten van hun omgeving door met hun rug naar de anderen toe te gaan zitten of een koptelefoon op te zetten. Hierdoor wordt er juist minder gecommuniceerd en samengewerkt. Veel mensen vinden het bovendien niet prettig vertrouwelijke gesprekken te voeren als iedereen mee kan luisteren. Daardoor wordt er ook minder feedback gegeven. (InfoNU Zakelijk).

Ruim de helft van de medewerkers heeft het probleem van de geluidsoverlast aangekaart binnen het bedrijf, volgens Managers Online, maar krijgt nul op rekest. In sommige kantoortuinen is het geluidsniveau dusdanig dat mensen die hoorproblemen hebben er niet (meer) kunnen werken.

THUISWERKEN?
Een oplossing voor mensen om wel geconcentreerd te kunnen werken is dan maar “een dagje thuis te werken”. Waardoor er een nagenoeg volledig isolement op gaat trede. Een voor sommige functies en werkzaamheden soms zelfs zeer gewenste situatie. De thuiswerker is alleen per mail,  telefonisch en videocalls (bijvoorbeeld een Zoom-conference) bereikbaar.

Het is een oplossing die werkt als mensen een productieve sprint willen trekken maar als ze alleen maar thuiswerken dan is dat niet goed voor de samenwerking (mits noodzakelijk) met collega’s e.d. en daarom niet altijd geschikt. Een medewerker de vrijheid geven om thuis te werken is echter een door medewerkers vaak zéér gewaarde maatregel.

Alleen het idéé al dat mensen kúnnen thuiswerken, mocht het nodig zijn, en daar zelf keuzevrijheid in hebben verhoogt het arbeidsplezier én dus ook de productiviteit. Oók op kantoor!

Uit onderzoek van TNO blijkt dat thuiswerkers, wat ze zelf ook al hadden geconstateerd, veel productiever zijn (Werken2.0). Niet elke functie leent zich voor thuiswerken, maar voor kantoorwerk geldt, zeker op ICT gebied, dat thuiswerken een hele goede (gedeeltelijke) oplossing is.

Voor thuiswerken heb je goede oplossingen nodig. Op afstand kunnen inloggen op de kantooromgeving. Email. Een (eventueel beperkt) intranet dat, liefst, ook gewoon beschikbaar is via internet.

Zo heef Brinkman.IT haar volledige bedrijfsadministratie “in de cloud” oftewel op een server in het datacentrum. Zo kunnen wij altijd en overal onze klanten van dienst zijn. Dit zijn oplossingen die mogelijk ook voor uw bedrijf erg handig kunnen zijn als mensen willen thuiswerken. En ook dit kan tegenwoordig met oog voor het milieu door energiezuinige hosting.

U hoeft hiervoor binnen uw bedrijf niet altijd een speciale omgeving in te richten. Gegevens delen, bijvoorbeeld klantgegevens of andere data, kan eenvoudig via online databases en ‘apps’. Uw domeinnaam kan eenvoudig gekoppeld worden met Office365. Waardoor mensen altijd en overal hun email kunnen raadplegen. Voordeel is dat U vervolgens binnen uw bedrijf ook van deze (externe) oplossing gebruik kunt maken. Zodat alles centraal op één plaats staat en U minder omkijken hebt naar zaken als servers, onderhoud, verbindingen enzovoorts. Dit is dus niet alleen weggelegd voor grote ondernemingen, ook kleinere ondernemingen kunnen, met een paar minimale en betaalbare oplossingen, thuiswerken faciliteren.

MILIEUASPECTEN? GELD BESPAREN!
Het is natuuurlijk een open deur intrappen maar vergeet ook de milieu aspecten niet. Thuiswerken is veel beter voor het milieu. Alleen al het feit dat mensen minder (auto)kilometers reizen naar het werk scheelt enorm. Als een bedrijf of organisatie thuiswerken actief ondersteunt is dit -uiteindelijk- ook goedkoper want er is minder ruimte voor huisvesting nodig. De kantoortuin kan dan worden benut door mensen die “flexibel werken” (flexwerken). Met een goede planning en ondersteuning van thuiswerken kun je dan al snel het aantal werkplekken met 20 tot 30% verminderen.

En dat levert véél meer geld op dan alleen maar simpelweg “de verkamering” inruilen voor een ziekmakende kantoortuin! Het is een echte win-win situatie! Goed voor het milieu betekent daarnaast niet alleen “goed voor het imago” maar óók vaak: Goedkoper. En dus: goed voor de bedrijfsvoering!

(oorspronkelijk geplaatst op 16 september 2018, bijgewerkt op 23 mei 2020)